INFORMATION STYR INTE ORGANISATIONER – kommunikation gör det

I väl fungerande organisationer används kommunikation som ett strategiskt ledningsverktyg snarare än som en kanal för informationsspridning. Kommunikationens uppgift är att skapa en gemensam förståelse för organisationens riktning, prioriteringar och förväntningar.

För att åstadkomma detta behöver kommunikationen ge svar på fyra grundläggande frågor:

1. Varför? Varför gör vi detta?
2. Vad? Vad vill vi uppnå?
3. Hur? Hur ska organisationen arbeta för att nå dit?
4. Vad betyder det för mig? Hur påverkar detta mitt uppdrag, mitt ansvar och mina prioriteringar?

Den sista frågan är ofta den mest avgörande. Om verksamhetschefer, enhetschefer och medarbetare inte förstår vad beslut, mål och prioriteringar innebär i den egna verksamheten minskar förutsättningarna för ett samordnat genomförande.

I många organisationer används kommunikation främst för att överföra information och skapa dialog. Mindre fokus läggs på att använda kommunikation som ett aktivt styrmedel för att skapa samsyn kring uppdrag, mål och prioriteringar. I komplexa organisationer leder detta till försvagad styrning med konsekvensen att olika delar av organisationen utvecklar egna tolkningar av vad som är viktigt och hur verksamheten bör utvecklas.

Kommunikationspyramiden illustrerar detta samband. Många organisationer lägger huvuddelen av sin kommunikation längst ned i pyramiden genom nyhetsbrev, informationsutskick, rapporter och mötesanteckningar. Dessa fyller en viktig funktion, men skapar sällan riktning i sig.

Den strategiska styrningen sker högre upp i pyramiden, genom prioriteringar, strategier och vision. Det är där ledningen tydliggör vad som är viktigast, vilka vägval som görs och vilka förväntningar som gäller för organisationen som helhet.

När kommunikationen används strategiskt skapas en gemensam berättelse som hjälper organisationen att förstå hur olika delar hänger samman och påverkar varandra. Därigenom stärks kopplingen mellan vision, strategi, prioriteringar och människors dagliga arbete.

Kommunikation behöver integreras i styrningen för att omsättas till förståelse, engagemang och handling.

/Christina Alvelin